I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la ... provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.
Note di aggiornamento (1)
(28) Il D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179 ha disposto (con l'art. 61, comma 2, lettera d che l'espressione «chiunque», ovunque ricorra, si intende come «soggetti giuridici».
Spiegazione
Un documento inviato a una pubblica amministrazione in formato digitale può valere come documento scritto, se il mezzo utilizzato consente di verificarne la provenienza. In tal caso non occorre inviare anche l’originale cartaceo. Per stabilire quando è partito, conta il momento in cui il mittente lo affida al proprio gestore; per stabilire quando è arrivato, conta quando è reso disponibile nella casella elettronica indicata dal destinatario. La disponibilità nella casella non significa necessariamente che il destinatario abbia già letto il messaggio.
Perché esiste questa norma
La norma facilita i rapporti digitali con le amministrazioni, evitando duplicazioni cartacee quando l’invio consente di accertare da chi proviene il documento. Stabilisce inoltre criteri verificabili per individuare il momento della spedizione e quello della consegna.
Domande frequenti
Se mando un documento via e-mail a un ufficio pubblico, devo poi consegnare anche l’originale cartaceo?
Non necessariamente: se il mezzo telematico o informatico consente di accertare la provenienza del documento, la trasmissione soddisfa il requisito della forma scritta e non deve essere seguita dall’invio dell’originale.
Quando si considera spedito un documento che invio online?
Quando lo invii al tuo gestore, secondo la regola prevista per la trasmissione telematica.
Quando si considera consegnato il messaggio all’amministrazione?
Quando il documento è reso disponibile all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario, nella casella messa a disposizione dal suo gestore. Non è necessario che risulti già letto.
Qualsiasi messaggio digitale che invio a un ente vale come documento scritto?
No. Il mezzo deve essere idoneo a consentire l’accertamento della provenienza. La norma non attribuisce automaticamente tale valore a ogni comunicazione digitale.
Se invio il documento a un indirizzo elettronico diverso da quello indicato dall’ente, risulta comunque consegnato?
La regola considera consegnato il documento quando è disponibile all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario. Un indirizzo diverso non rientra nel criterio descritto dalla norma.