Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)
Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Spiegazione
Una copia autentica riproduce fedelmente e in modo durevole un documento e può essere presentata al posto dell’originale. Può certificarla, tra gli altri, l’ufficio che ha emesso o conserva l’originale oppure un notaio o un segretario comunale; l’attestazione deve riportare i dati richiesti e, se ci sono più fogli, va firmato ciascun foglio intermedio. Se devi presentarla a un’amministrazione o a un gestore di un servizio pubblico, può autenticarla anche il responsabile del procedimento o un dipendente competente, dopo aver visto l’originale: in questo caso vale solo per quel procedimento. Per i documenti informatici si applica la disciplina richiamata dall’articolo 20.
Perché esiste questa norma
La norma permette di usare copie affidabili senza dover consegnare o spostare l’originale, riducendo gli oneri per cittadini e amministrazioni. Le formalità di autenticazione servono a rendere verificabile la corrispondenza della copia e a limitarne l’uso quando è certificata all’interno di uno specifico procedimento.
Domande frequenti
Posso presentare una copia autentica invece dell’originale?
Sì. Una copia autentica può essere validamente presentata al posto dell’originale.
Chi può autenticare la copia di un documento?
Può farlo il pubblico ufficiale che ha emesso o conserva l’originale, oppure quello al quale il documento deve essere presentato. Possono inoltre autenticarla un notaio, un cancelliere, un segretario comunale o un funzionario incaricato dal sindaco.
Devo lasciare l’originale all’amministrazione per far autenticare la copia?
No. Se la copia va presentata a un’amministrazione o a un gestore di pubblici servizi, il responsabile del procedimento o un dipendente competente può autenticarla dopo aver esaminato l’originale, senza trattenerlo.
Posso riutilizzare per un’altra pratica la copia autenticata dall’ufficio che riceve la domanda?
No. La copia autenticata in questo modo può essere utilizzata soltanto nel procedimento in corso.
Che cosa deve contenere l’attestazione di conformità?
Deve indicare data e luogo del rilascio, numero dei fogli, nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale; devono inoltre comparire la sua firma per esteso e il timbro dell’ufficio. Nei documenti su più fogli, firma anche i fogli intermedi.