Art. 8 — Archiviazione e conservazione dei documenti
1. L’impresa adotta procedure interne di archiviazione e conservazione dei documenti e dell’adempimento degli obblighi di consegna e di informativa di cui al presente regolamento, in coerenza con le modalità di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
2. Le procedure e le modalità di archiviazione e conservazione adottate devono essere idonee a garantire l’ordinata tenuta e gestione della documentazione di cui al comma 1.
3. Le imprese, al fine di ridurre gli oneri a carico dei contraenti, adottano modalità di gestione della documentazione idonee a evitare che venga richiesta, in fase di assunzione di nuovi contratti o gestione dei sinistri, documentazione non necessaria o di cui già dispongano, avendola acquisita in occasione di precedenti rapporti con il medesimo contraente, e che risulti ancora in corso di validità.
4. La disposizione di cui al comma 3 si applica anche riguardo ai rapporti relativi ai contratti assicurativi collettivi.
Spiegazione
L’impresa deve organizzare procedure interne per archiviare e conservare correttamente i documenti e le prove degli adempimenti informativi. La gestione deve essere ordinata e coerente con le modalità previste dalla normativa sull’amministrazione digitale. Quando il cliente stipula un nuovo contratto o apre un sinistro, l’impresa non dovrebbe richiedere documenti inutili già acquisiti e ancora validi. Questa regola vale anche per le assicurazioni collettive.
Perché esiste questa norma
La norma tutela il cliente, garantendo la tracciabilità delle informazioni ricevute e riducendo richieste documentali ripetitive. Mira inoltre a rendere più efficiente la gestione dei rapporti assicurativi, anche mediante strumenti digitali.
Domande frequenti
Per quanto tempo l’impresa deve conservare i documenti?
L’articolo impone procedure di archiviazione e conservazione idonee, ma non stabilisce in questo testo una durata specifica. I documenti devono comunque essere gestiti in modo ordinato e tale da consentire la dimostrazione degli adempimenti informativi.
L’impresa può chiedermi nuovamente un documento già consegnato?
Dovrebbe evitarlo quando il documento è già in suo possesso, non è necessario richiederlo nuovamente e risulta ancora valido. La regola vale soprattutto nella stipula di nuovi contratti e nella gestione dei sinistri.
La regola si applica anche quando denuncio un sinistro?
Sì. Nella gestione del sinistro l’impresa deve adottare modalità che evitino di chiedere documentazione non necessaria o già acquisita in precedenza, se ancora valida.
Le assicurazioni collettive sono escluse da questa semplificazione?
No. Il divieto di richiedere inutilmente documenti già disponibili e validi si applica anche ai rapporti relativi ai contratti assicurativi collettivi.
Devo conservare personalmente ogni documento ricevuto dall’assicurazione?
È prudente conservarli, ma l’articolo disciplina soprattutto gli obblighi organizzativi dell’impresa. Essa deve archiviare i documenti e le informazioni in modo ordinato, così da poter dimostrare gli adempimenti effettuati.