1. Ai fini dell’articolo 258, paragrafo 1, lettere j) e k), degli Atti delegati, le imprese prevedono un sistema di registrazione e di reportistica dei dati che ne consenta la tracciabilità al fine di poter disporre di informazioni complete ed aggiornate sugli elementi che possono incidere sul profilo di rischio dell’impresa e sulla sua situazione di solvibilità.
2. Il sistema di cui al comma 1 assicura nel continuo il rispetto dei principi indicati nell’articolo 13, comma 2, con particolare riguardo ai dati conservati e le informazioni rappresentate, anche al fine di consentire una ricostruzione dell’attività svolta e l’individuazione dei relativi responsabili; garantisce altresì l’agevole verifica delle informazioni registrate.
3. Le procedure di estrazione, controllo, gestione, aggregazione e utilizzo dei dati sono documentate e presidiate al fine di consentire la verifica della qualità delle informazioni, con particolare previsione delle circostanze in cui è consentita l’immissione o rettifica manuale dei dati aziendali e dei processi di acquisizione dei dati da strutture esterne.
4. I dati sono rilevati ed archiviati con granularità adeguata a consentire le diverse analisi e aggregazione richieste dalle possibili procedure di utilizzo.
5. L’impresa stabilisce controlli e presidi adeguati ad assicurare nel continuo la qualità dei dati aziendali, con particolare riferimento all’integrità, alla completezza e alla correttezza.
6. L’impresa garantisce l’adempimento puntuale e tempestivo degli obblighi informativi verso l’IVASS.
Spiegazione
L’impresa deve organizzare un sistema che registri, conservi e rappresenti i dati rilevanti per i rischi e la solvibilità, permettendo di ricostruire chi ha fatto cosa e quando. Le procedure per estrarre, controllare, aggregare e usare i dati devono essere documentate, comprese le modifiche manuali e i dati ricevuti da strutture esterne. I dati devono avere un livello di dettaglio sufficiente per le diverse analisi e devono essere sottoposti a controlli continui di integrità, completezza e correttezza. L’impresa deve inoltre fornire tempestivamente all’IVASS le informazioni richieste.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’affidabilità delle informazioni utilizzate per valutare i rischi e la solvibilità dell’impresa. Tracciabilità, qualità dei dati e tempestività dei flussi informativi consentono controlli interni efficaci e permettono all’IVASS di esercitare correttamente la vigilanza.
Domande frequenti
Perché una compagnia deve conservare così tanti dati?
Per conoscere in modo aggiornato la propria esposizione ai rischi e la situazione di solvibilità, oltre a poter ricostruire le decisioni e le attività svolte.
Cosa succede se un dato viene inserito o corretto manualmente?
La possibilità di farlo deve essere prevista da procedure documentate e soggetta a controlli, così da rendere verificabile la modifica e individuarne il responsabile.
La compagnia può usare dati ricevuti da una società esterna?
Sì, ma deve disciplinare e controllare il processo di acquisizione, verificando che i dati siano affidabili, completi e corretti.
Per quanto tempo devono essere conservati i dati?
L’articolo non indica un termine preciso. Richiede però un sistema che consenta la tracciabilità, la verifica delle informazioni e la ricostruzione dell’attività svolta.
L’IVASS può chiedere informazioni sui dati della compagnia?
Sì. L’impresa deve garantire il puntuale e tempestivo adempimento degli obblighi informativi nei confronti dell’IVASS.