Art. 12 — Attività di controllo e separazione dei compiti
1. Ai fini di cui all’articolo 258 degli Atti delegati e dell’articolo 30, comma 1, del Codice il sistema di governo societario include, tra l’altro, l’esecuzione, a tutti i livelli dell’impresa, di attività di controllo proporzionate alla natura, alla portata ed alla complessità dei rischi inerenti all’attività dell’impresa ed ai processi coinvolti, che contribuiscono a garantire l’attuazione delle direttive aziendali e a verificarne il rispetto.
2. Le attività di controllo di cui al comma 1 sono formalizzate e riviste su base periodica e coinvolgono tutto il personale. Tali attività comprendono meccanismi di doppie firme, autorizzazioni, verifiche e raffronti, liste di controllo e riconciliazione dei conti, nonché la limitazione dell’accesso alle operazioni ai soli soggetti incaricati e la registrazione e la verifica periodica delle operazioni effettuate.
3. Compatibilmente con la natura, la portata e la complessità dell’attività dell’impresa, quest’ultima assicura, nell’ambito delle funzioni aziendali, un adeguato livello di indipendenza del personale incaricato del controllo rispetto a quello con compiti operativi.
Spiegazione
L’impresa deve organizzare controlli adeguati ai rischi e alla complessità delle proprie attività, a ogni livello dell’organizzazione. I controlli devono essere documentati, aggiornati periodicamente e applicati da tutto il personale. Possono consistere, ad esempio, in doppie firme, autorizzazioni, verifiche, riconciliazioni contabili, liste di controllo e registrazione delle operazioni. Chi controlla dovrebbe essere sufficientemente indipendente da chi svolge le attività operative.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’affidabilità, la correttezza e la tracciabilità della gestione dell’impresa assicurativa. La separazione tra chi opera e chi controlla riduce il rischio di errori, frodi, conflitti di interesse e violazioni delle direttive aziendali.
Domande frequenti
Perché servono due firme per alcune operazioni?
La doppia firma introduce un controllo reciproco prima dell’esecuzione dell’operazione. Serve a ridurre errori, autorizzazioni improprie e comportamenti non conformi alle regole interne.
Ogni dipendente deve occuparsi dei controlli?
Tutto il personale deve partecipare, secondo il proprio ruolo, al rispetto e all’applicazione dei controlli. Non significa che ogni dipendente svolga controlli specialistici o indipendenti.
Con quale frequenza devono essere rivisti i controlli?
La norma richiede una revisione periodica, senza stabilire un intervallo uguale per tutte le imprese. La frequenza deve dipendere dai rischi, dai processi coinvolti e dalla loro evoluzione.
Un dipendente può controllare direttamente il proprio lavoro?
Il controllo dovrebbe essere affidato, per quanto possibile, a personale sufficientemente indipendente da chi svolge l’attività operativa. L’indipendenza va valutata in rapporto alla natura, alla portata e alla complessità dell’impresa.
Che cosa significa limitare l’accesso alle operazioni?
Significa consentire l’accesso ai sistemi, ai dati o alle operazioni soltanto alle persone autorizzate e incaricate. Le operazioni devono inoltre essere registrate e sottoposte a verifiche periodiche.