1. Il responsabile del procedimento: a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l'emanazione del provvedimento; b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all'uopo necessari, e adotta ogni misura per l'adeguato e sollecito svolgimento dell'istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali; c) propone l'indizione o, avendone la competenza, indice le conferenze di servizi di cui all'articolo 14; d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti; e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all'organo competente per l'adozione. L'organo competente per l'adozione del provvedimento finale, ove diverso dal responsabile del procedimento, non può discostarsi dalle risultanze dell'istruttoria condotta dal responsabile del procedimento se non indicandone la motivazione nel provvedimento finale.
Spiegazione
Il responsabile del procedimento verifica che la domanda sia ricevibile e che il richiedente abbia i requisiti necessari. Raccoglie d’ufficio le informazioni, corregge eventuali errori, svolge controlli e può chiedere documenti o chiarimenti. Gestisce inoltre le comunicazioni e, quando previsto, coordina la conferenza di servizi. Se non decide direttamente, trasmette gli atti all’autorità competente, che deve motivare ogni eventuale scelta diversa dalle conclusioni dell’istruttoria.
Perché esiste questa norma
La norma individua un referente responsabile dell’istruttoria e assicura che l’amministrazione accerti concretamente i fatti prima di decidere. La motivazione obbligatoria in caso di dissenso tutela trasparenza, coerenza dell’azione amministrativa e possibilità di controllo da parte dell’interessato.
Domande frequenti
Chi controlla se la mia domanda contiene tutti i requisiti necessari?
Il responsabile del procedimento verifica l’ammissibilità della domanda, la legittimazione del richiedente e gli altri presupposti utili. Se rileva errori o incompletezze, può chiedere chiarimenti o la rettifica, invece di limitarsi a respingere automaticamente l’istanza.
L’amministrazione deve basarsi solo sui documenti che presento?
No. Il responsabile deve accertare d’ufficio i fatti rilevanti e può acquisire informazioni, disporre verifiche tecniche, effettuare ispezioni o chiedere l’esibizione di documenti necessari.
Chi convoca una conferenza di servizi?
Il responsabile può proporne l’indizione oppure convocarla direttamente, se ha la competenza per farlo. La conferenza serve a coordinare le amministrazioni coinvolte nella decisione.
Il responsabile del procedimento è sempre la persona che firma la decisione finale?
No. Può adottare il provvedimento finale soltanto se ne ha la competenza. Altrimenti trasmette gli atti all’organo competente, che decide sulla base dell’istruttoria svolta.
L’autorità competente può ignorare le conclusioni dell’istruttoria?
Può discostarsene, ma deve spiegare espressamente nel provvedimento finale le ragioni della scelta. L’obbligo garantisce che il cambiamento di valutazione non sia arbitrario o privo di motivazione.