Art. 2-quaterdecies — Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati
Il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell'ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità.
Il titolare o il responsabile del trattamento individuano le modalità più opportune per autorizzare al trattamento dei dati personali le persone che operano sotto la propria autorità diretta.
Spiegazione
Il titolare o il responsabile del trattamento può affidare specifiche attività riguardanti i dati personali a persone fisiche individuate formalmente. Queste persone devono operare seguendo le istruzioni e sotto l’autorità del soggetto che le ha designate. La scelta e l’organizzazione dell’incarico restano sotto la responsabilità del titolare o del responsabile. Devono inoltre essere stabilite modalità adeguate per autorizzare al trattamento chi lavora alle loro dirette dipendenze.
Perché esiste questa norma
La norma tutela il controllo sui dati personali, chiarendo chi può svolgere concretamente le attività di trattamento all’interno dell’organizzazione. Mira a evitare accessi o operazioni non autorizzati, assicurando che i compiti siano assegnati a persone individuate e soggette a un’autorità responsabile.
Domande frequenti
Un dipendente può consultare i dati dei clienti solo perché lavora nell’azienda?
No. Deve essere individuato per i compiti pertinenti e autorizzato secondo le modalità stabilite dal titolare o dal responsabile del trattamento.
È necessario designare formalmente ogni persona che tratta dati personali?
La norma consente di attribuire specifici compiti a persone fisiche espressamente designate. La designazione deve quindi essere chiara quando si affidano loro tali funzioni.
Il responsabile del trattamento può assegnare attività sui dati ai propri collaboratori?
Sì, nell’ambito del proprio assetto organizzativo e sotto la propria responsabilità, purché i collaboratori siano espressamente designati e operino sotto la sua autorità.
Un dipendente può usare i dati per finalità personali se ha accesso ai sistemi aziendali?
No. L’accesso dipende dai compiti attribuiti e dall’autorizzazione ricevuta; la disponibilità tecnica dei dati non consente utilizzi estranei alle funzioni assegnate.
La legge impone un unico modello per autorizzare i dipendenti?
No. Il titolare o il responsabile individuano le modalità più opportune, in coerenza con la propria organizzazione e con le attività concretamente svolte.