Il personale operante, munito di documento di riconoscimento, può essere assistito ove necessario da consulenti tenuti al segreto su ciò di cui sono venuti a conoscenza, nell'esercizio delle proprie funzioni, in ordine a notizie che devono rimanere segrete.
Nel procedere a rilievi e ad operazioni tecniche può altresì estrarre copia di ogni atto, dato e documento, anche a campione e su supporto informatico o per via telematica. Degli accertamenti è redatto sommario verbale nel quale sono annotate anche le eventuali dichiarazioni dei presenti.
Ai soggetti presso i quali sono eseguiti gli accertamenti è consegnata copia dell'autorizzazione del presidente del tribunale, ove rilasciata. I medesimi soggetti sono tenuti a farli eseguire e a prestare la collaborazione a tal fine necessaria. In caso di rifiuto gli accertamenti sono comunque eseguiti e le spese in tal caso occorrenti sono poste a carico del titolare con il provvedimento che definisce il procedimento, che per questa parte costituisce titolo esecutivo ai sensi degli articoli 474 e 475 del codice di procedura civile.
Gli accertamenti, se effettuati presso il titolare o il responsabile o il rappresentante del titolare o del responsabile, sono eseguiti dandone informazione a quest'ultimo o, se questo è assente o non è designato, alle persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l'autorità diretta del titolare o del responsabile ai sensi dell'articolo 2-quaterdecies. Agli accertamenti possono assistere persone indicate dal titolare o dal responsabile.
Se non è disposto diversamente nel decreto di autorizzazione del presidente del tribunale, l'accertamento non può essere iniziato prima delle ore sette e dopo le ore venti, e può essere eseguito anche con preavviso quando ciò può facilitarne l'esecuzione.
Le informative, le richieste e i provvedimenti di cui al presente articolo e agli articoli 157 e 158 possono essere trasmessi anche mediante posta elettronica ....
Quando emergono indizi di reato si osserva la disposizione di cui all'articolo 220 delle norme di attuazione, di coordinamento e transitorie del codice di procedura penale, approvate con decreto legislativo 28 luglio 1989, n. 271.
Spiegazione
Il personale incaricato dei controlli deve identificarsi e può farsi assistere da consulenti vincolati al segreto. Durante l’accertamento può esaminare e copiare atti, dati e documenti, anche informatici, redigendo un verbale delle attività e delle dichiarazioni rese. Il titolare, il responsabile o chi opera sotto la loro autorità deve consentire il controllo e collaborare; in caso di rifiuto, il controllo prosegue e le spese possono essergli addebitate. Salvo diversa autorizzazione, il controllo si svolge tra le ore sette e le ore venti e può essere preceduto da un preavviso.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’effettività dei poteri di controllo dell’autorità e, al contempo, introduce garanzie operative per i soggetti sottoposti all’accertamento. Regola modalità, orari, collaborazione, verbalizzazione e gestione degli eventuali indizi di reato, così da rendere le verifiche ordinate e documentabili.
Domande frequenti
Devo consentire l’accesso e la verifica anche se non sono d’accordo?
Sì. I soggetti presso i quali si svolge l’accertamento devono consentirlo e fornire la collaborazione necessaria. Se rifiutano, il controllo può comunque essere eseguito e le spese sostenute possono essere poste a carico del titolare.
Gli incaricati possono copiare tutti i miei documenti e dati?
Possono estrarre copia di atti, dati e documenti necessari ai rilievi e alle operazioni tecniche, anche solo a campione e mediante supporti informatici o strumenti telematici.
In quali orari può iniziare una verifica?
Salvo diversa previsione contenuta nel decreto di autorizzazione del presidente del tribunale, l’accertamento non può iniziare prima delle ore sette né dopo le ore venti.
Posso assistere personalmente al controllo nella mia azienda?
Sì. Il titolare o il responsabile deve essere informato; se assente o non designato, l’informazione è data alle persone autorizzate al trattamento sotto la sua autorità. Possono inoltre assistere persone indicate dal titolare o dal responsabile.
Che cosa accade se durante il controllo emergono indizi di reato?
Devono essere seguite le regole previste per i casi in cui, nel corso di attività amministrative, emergano elementi che possono costituire una notizia di reato. Il procedimento segue quindi le garanzie proprie dell’attività penale.