Le regole tecniche di funzionamento del sistema, attinenti alle procedure degli uffici e tra gli uffici interessati, alle procedure concernenti l'utilizzazione del codice identificativo e il numero identificativo, ai relativi tempi, e ai servizi certificativi, sono stabilite con provvedimento del Direttore generale della DGSIA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali e la Presidenza del Consiglio dei ministri - Dipartimento per la trasformazione digitale.
Le regole procedurali di carattere tecnico-operativo relative agli scambi tra i casellari giudiziali europei sono stabilite con decreto del Ministero della giustizia, da emanarsi entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente disposizione, nell'ambito della disciplina generale di cui all'articolo 41, comma 3, sentiti l'Agenzia per l'Italia digitale e il Garante per la protezione dei dati personali e la Presidenza del Consiglio dei ministri - Dipartimento per la trasformazione digitale.
Quando, in conseguenza di modifiche normative intervenute nella disciplina degli scambi tra i casellari giudiziali europei ovvero di atti di esecuzione adottati dalla Commissione europea per la disciplina di tali scambi, occorre aggiornare le regole procedurali di carattere tecnico-operativo, il Ministero della giustizia provvede con uno o più decreti emanati ai sensi del comma 1-bis all'adeguamento delle regole procedurali ivi indicate.
Per le procedure concernenti l'utilizzazione del codice identificativo di cui all'articolo 43, il decreto dirigenziale è adottato sentito altresì il Ministero dell'interno. Per le procedure concernenti l'utilizzazione del codice fiscale, fatte salve la disciplina in materia di anagrafe tributaria e codice fiscale e le relative competenze del Ministero dell'economia e delle finanze e delle agenzie fiscali, il decreto è adottato altresì sulla base delle prescrizioni tecniche stabilite con decreto dirigenziale del Ministero dell'economia e delle finanze.
Le tecnologie informatiche sono finalizzate a prevenire e correggere eventuali errori nella immissione, scambio, trasmissione e conservazione dei dati, anche in collegamento con il sistema informatizzato dei registri.
Spiegazione
Le modalità operative del sistema sono definite dal Direttore generale della DGSIA, dopo aver sentito le autorità indicate dalla norma. Per gli scambi tra casellari giudiziali europei, le regole tecniche sono stabilite con decreto del Ministero della giustizia, da emanare entro sei mesi dall’entrata in vigore della disposizione. Se cambiano le norme europee o intervengono atti della Commissione europea, il Ministero aggiorna le regole. Per l’uso dei codici identificativi sono previste consultazioni e prescrizioni tecniche specifiche; inoltre, gli strumenti informatici devono aiutare a evitare e correggere errori sui dati.
Perché esiste questa norma
La norma mira a rendere uniformi e coordinati i procedimenti degli uffici e gli scambi con gli altri casellari giudiziali europei. Punta anche a ridurre gli errori nell’inserimento e nella gestione dei dati, attraverso regole tecniche e strumenti informatici adeguati.
Domande frequenti
Chi stabilisce le regole pratiche di funzionamento del sistema del casellario?
Le stabilisce con un proprio provvedimento il Direttore generale della DGSIA, dopo aver sentito le autorità indicate dalla norma.
Entro quanto tempo devono essere definite le regole per gli scambi con i casellari europei?
Il decreto del Ministero della giustizia deve essere emanato entro sei mesi dall’entrata in vigore della disposizione.
Che cosa succede se cambiano le regole europee sugli scambi di informazioni?
Il Ministero della giustizia deve aggiornare le regole tecniche operative per adeguarle alle modifiche normative o agli atti della Commissione europea.
Il codice fiscale e gli altri codici identificativi sono disciplinati allo stesso modo?
No. Per l’uso del codice identificativo è sentito anche il Ministero dell’interno. Per il codice fiscale si devono rispettare le regole e le competenze in materia tributaria e le prescrizioni tecniche del Ministero dell’economia e delle finanze.
Le procedure informatiche devono prevedere controlli sugli errori nei dati?
Sì. Le tecnologie devono servire a prevenire e correggere errori nell’inserimento, nello scambio, nella trasmissione e nella conservazione dei dati.