Il sistema consente lo svolgimento, con tecnologie informatiche, delle attività degli uffici e tra essi concernenti l'iscrizione, l'eliminazione, lo scambio, la trasmissione e conservazione dei dati, e delle attività concernenti i servizi certificativi, anche nei rapporti con l'utenza, nel rispetto di rigorosi criteri di completezza, aggiornamento, esattezza e sicurezza delle notizie e delle informazioni raccolte.
Il sistema consente, altresì, attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti che compiono le attività, della data e della tipologia delle stesse, nonché delle attività di acquisizione, certificazione e visura dei dati.
Il sistema opera in modo tale da assicurare il rispetto del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e delle regole tecniche emanate in attuazione dello stesso, nonché delle disposizioni sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Spiegazione
Il sistema informatico supporta gli uffici nella gestione e nello scambio delle informazioni del casellario, dalla registrazione alla conservazione, e nell’emissione dei certificati. Deve garantire che i dati siano completi, aggiornati, esatti e protetti. Registra inoltre chi svolge determinate operazioni, quando le svolge e di quale tipo, comprese acquisizioni, certificazioni e consultazioni. Il suo funzionamento deve rispettare le regole sulla documentazione amministrativa e sulla riservatezza dei dati personali.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’affidabilità delle informazioni del casellario e la riservatezza delle persone a cui si riferiscono. Tracciando le operazioni e imponendo criteri di sicurezza e aggiornamento, mira a rendere controllabile la gestione dei dati e più affidabili i servizi degli uffici.
Domande frequenti
Gli uffici possono gestire il casellario con strumenti informatici?
Sì. Il sistema è previsto per svolgere con tecnologie informatiche le attività di gestione dei dati e i servizi di certificazione, anche nei rapporti con l’utenza.
Come si evita che le informazioni del mio casellario siano inesatte o non aggiornate?
Il sistema deve essere organizzato secondo criteri rigorosi di completezza, aggiornamento ed esattezza. L’articolo stabilisce questi obiettivi, ma non descrive una procedura specifica per chiedere la correzione.
È possibile sapere chi ha consultato i dati del casellario e quando?
Il sistema deve monitorare le attività di acquisizione, certificazione e visura, registrando il soggetto che le compie, la data e la tipologia dell’attività. L’articolo non specifica come un cittadino possa ottenere tali informazioni.
La norma riguarda anche il rilascio dei certificati?
Sì. Il sistema supporta le attività degli uffici concernenti i servizi certificativi, anche nei rapporti con gli utenti.
I dati del casellario devono essere protetti?
Sì. Il sistema deve operare nel rispetto delle disposizioni sulla riservatezza dei dati personali e assicurare la sicurezza delle informazioni raccolte.