1. Nell’ambito dei generali obblighi di cui all’articolo 258, paragrafo 1, lettera i), degli Atti delegati, l’operato dell’organo amministrativo e di controllo, nonché dell’alta direzione dell’ultima società controllante italiana è adeguatamente documentato, al fine di consentire il controllo sugli atti gestionali e sulle decisioni assunte a livello di gruppo.
2. Ai fini di cui al comma 1, l’organo amministrativo dell’ultima società controllante italiana documenta anche le modalità con le quali ha tenuto conto delle informazioni fornite dal sistema di gestione dei rischi del gruppo.
Spiegazione
L’ultima società controllante italiana deve conservare una documentazione sufficientemente chiara sull’attività svolta dagli amministratori, dai controllori e dai dirigenti apicali a livello di gruppo. La documentazione deve permettere di ricostruire e verificare le decisioni gestionali adottate. Gli amministratori devono inoltre spiegare come hanno utilizzato le informazioni ricevute dal sistema di gestione dei rischi del gruppo. La norma non impone un modello unico di documentazione, ma richiede che essa sia concreta, completa e verificabile.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la trasparenza, la responsabilità degli organi societari e la possibilità di controllare le decisioni prese nell’interesse del gruppo. Impone inoltre di collegare le decisioni alle informazioni sui rischi, così da prevenire scelte non adeguatamente valutate.
Domande frequenti
Quali attività devono essere documentate?
Devono essere documentati gli atti gestionali e le decisioni assunte a livello di gruppo, insieme all’attività dell’organo amministrativo, dell’organo di controllo e dell’alta direzione dell’ultima società controllante italiana.
È sufficiente conservare solo i verbali delle riunioni?
Non necessariamente. I verbali possono essere utili, ma la documentazione deve consentire di comprendere e verificare il percorso decisionale; possono quindi servire anche relazioni, analisi e altri supporti pertinenti.
Cosa devono dimostrare gli amministratori riguardo ai rischi?
Devono documentare in che modo hanno considerato le informazioni trasmesse dal sistema di gestione dei rischi del gruppo nel valutare e assumere le decisioni.
La norma stabilisce un formato obbligatorio per i documenti?
No. Non è previsto uno specifico formato. La società deve comunque adottare modalità idonee a rendere gli atti comprensibili, tracciabili e sottoponibili a controllo.
Perché è importante questa documentazione per i controlli?
Perché consente di ricostruire chi ha agito, quali decisioni sono state prese e su quali informazioni si sono basate, facilitando la verifica della corretta gestione del gruppo.
Titolo II — Ruolo degli organi sociali a livello di gruppo