Art. 172 — Relazioni uniche sulle procedure di aggiudicazione degli appalti
Le stazioni appaltanti o gli enti concedenti conservano le informazioni appropriate relative a ogni appalto o accordo quadro disciplinato dal codice e ogniqualvolta sia istituito un sistema dinamico di acquisizione. Tali informazioni sono sufficienti a consentire loro, in una fase successiva, di giustificare le decisioni riguardanti:
a) la qualificazione e la selezione degli operatori economici e l'aggiudicazione degli appalti;
b) l'utilizzazione di procedure negoziate non precedute da una gara a norma dell'articolo 158;
c) la mancata applicazione delle disposizioni sulle tecniche e strumenti per gli appalti e strumenti digitali e aggregati e delle disposizioni sullo svolgimento delle procedure di scelta del contraente del presente codice, in virtù delle deroghe ivi previste;
d) se del caso, le ragioni per le quali per la trasmissione in via digitale sono stati usati mezzi di comunicazione diversi dai mezzi digitali.
Se l'avviso di aggiudicazione dell'appalto stilato a norma dell'articolo 111 o dell'articolo 127, comma 3, contiene le informazioni richieste dal comma 1, le stazioni appaltanti o gli enti concedenti possono fare riferimento a tale avviso.
Le stazioni appaltanti o gli enti concedenti documentano lo svolgimento di tutte le procedure di aggiudicazione, indipendentemente dal fatto che esse siano condotte con mezzi digitali o meno. A tale scopo, garantiscono la conservazione di una documentazione sufficiente a giustificare decisioni adottate in tutte le fasi della procedura di appalto, in particolare la documentazione relativa alle comunicazioni con gli operatori economici e le deliberazioni interne, la preparazione dei documenti di gara, il dialogo o la negoziazione se previsti, la selezione e l'aggiudicazione dell'appalto. La documentazione è conservata per almeno cinque anni a partire dalla data di aggiudicazione dell'appalto, oppure, in caso di pendenza di una controversia, fino al passaggio in giudicato della relativa sentenza.
Le informazioni o la documentazione o i principali elementi sono comunicati alla Cabina di regia di cui all'articolo 221, per l'eventuale successiva comunicazione alla Commissione europea o alle autorità, agli organismi o alle strutture competenti.
Spiegazione
Per ogni appalto, accordo quadro o sistema dinamico di acquisizione, l’amministrazione deve conservare informazioni che permettano di ricostruire e giustificare le decisioni prese, comprese quelle sulla scelta dei concorrenti e sull’aggiudicazione. Deve documentare tutte le fasi della procedura, anche quando non si svolgono con strumenti digitali. La documentazione va conservata per almeno cinque anni dall’aggiudicazione; se una controversia è ancora in corso, fino alla decisione definitiva. Quando l’avviso di aggiudicazione contiene le informazioni necessarie, può essere utilizzato come riferimento, e le informazioni o i documenti richiesti sono comunicati alla Cabina di regia.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la trasparenza e la verificabilità delle procedure, consentendo di controllare in seguito come e perché sono state prese le decisioni. La conservazione e la comunicazione delle informazioni favoriscono inoltre la vigilanza e gli eventuali obblighi informativi verso le autorità competenti.
Domande frequenti
Per quanto tempo devono essere conservati i documenti di gara?
Almeno cinque anni dalla data di aggiudicazione. Se è pendente una controversia, la documentazione va conservata fino a quando la relativa sentenza diventa definitiva.
L’obbligo di documentazione vale anche per una procedura svolta senza strumenti digitali?
Sì. L’amministrazione deve documentare tutte le procedure, sia quelle svolte con mezzi digitali sia quelle svolte con altri mezzi.
Quali decisioni devono poter essere giustificate attraverso le informazioni conservate?
In particolare, le decisioni sulla qualificazione e selezione degli operatori, sull’aggiudicazione, sull’uso di procedure negoziate senza gara e sulle deroghe alle regole previste dal codice.
Se l’avviso di aggiudicazione contiene già le informazioni, occorre conservarle anche separatamente?
L’amministrazione può fare riferimento all’avviso, purché contenga le informazioni richieste. La norma non impone di duplicarle in un documento separato.
A chi possono essere trasmesse le informazioni e la documentazione della procedura?
Alla Cabina di regia, che può poi comunicarle alla Commissione europea o alle autorità e agli organismi competenti.
PARTE IV — DELLA SELEZIONE DEI PARTECIPANTI E DELLE OFFERTE