1. Nell’ambito dei generali obblighi di cui all’articolo 258, paragrafo 1, lettera i), degli Atti delegati, l’operato dell’organo amministrativo e di controllo, nonché dell’alta direzione, è adeguatamente documentato, al fine di consentire il controllo sugli atti gestionali e sulle decisioni assunte.
2. Ai fini di cui al comma 1, l’organo amministrativo documenta anche le modalità con le quali ha tenuto conto delle informazioni fornite dal sistema di gestione dei rischi.
Spiegazione
Le decisioni e le attività degli amministratori, degli organi di controllo e dell’alta direzione devono essere registrate in modo chiaro e adeguato. La documentazione deve permettere di ricostruire che cosa è stato deciso, da chi e sulla base di quali elementi, così da consentire verifiche successive. Gli amministratori devono inoltre spiegare come hanno considerato le informazioni provenienti dal sistema di gestione dei rischi. In questo modo, le scelte aziendali non restano prive di traccia o di motivazione.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la trasparenza, la responsabilità degli organi societari e la possibilità di controllare la correttezza della gestione. La formalizzazione rende verificabile il processo decisionale e riduce il rischio che informazioni rilevanti, soprattutto sui rischi, siano ignorate o non considerate.
Domande frequenti
È sufficiente prendere appunti informali durante una riunione?
No. La documentazione deve essere adeguata a ricostruire le decisioni e gli atti compiuti. Appunti incompleti o ambigui potrebbero non consentire un controllo effettivo sull’operato degli organi e dell’alta direzione.
Un amministratore deve motivare ogni singola scelta aziendale?
Deve essere documentato l’operato dell’organo amministrativo e il percorso delle decisioni. La documentazione deve rendere comprensibili gli elementi rilevanti, soprattutto quando la scelta riguarda profili di rischio o questioni gestionali significative.
Che cosa deve risultare sulle informazioni relative ai rischi?
Deve risultare in che modo l’organo amministrativo ha tenuto conto delle informazioni fornite dal sistema di gestione dei rischi, anche quando decide di non seguirne integralmente le indicazioni.
La regola riguarda soltanto il consiglio di amministrazione?
No. Riguarda l’operato dell’organo amministrativo, dell’organo di controllo e dell’alta direzione. Ciascuno deve assicurare una documentazione idonea a rendere verificabili attività e decisioni di propria competenza.
Perché è importante conservare traccia delle decisioni?
Per consentire controlli successivi, individuare le responsabilità e verificare se le decisioni siano state assunte considerando le informazioni disponibili. La tracciabilità favorisce una gestione più prudente e ordinata.