Art. 86 — Trattamento e accesso del pubblico ai documenti ufficiali
I dati personali contenuti in documenti ufficiali in possesso di un'autorità pubblica o di un organismo pubblico o privato per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico possono essere comunicati da tale autorità o organismo conformemente al diritto dell'Unione o degli Stati membri cui l'autorità pubblica o l'organismo pubblico sono soggetti, al fine di conciliare l'accesso del pubblico ai documenti ufficiali e il diritto alla protezione dei dati personali ai sensi del presente regolamento.
Spiegazione
L’articolo riguarda i dati personali presenti in documenti ufficiali detenuti da autorità pubbliche o da soggetti, anche privati, che svolgono un compito di interesse pubblico. Tali dati possono essere comunicati per consentire l’accesso ai documenti, ma solo secondo le regole stabilite dal diritto dell’Unione o degli Stati membri applicabile all’autorità o all’organismo. L’accesso, quindi, deve essere valutato insieme alla tutela della riservatezza: non ogni documento ufficiale è automaticamente divulgabile senza limiti.
Perché esiste questa norma
La norma mira a bilanciare due interessi pubblici: la trasparenza dell’attività amministrativa e la protezione dei dati personali. Affida al diritto dell’Unione e degli Stati membri il compito di stabilire modalità e limiti concreti di questo equilibrio.
Domande frequenti
Posso chiedere a un Comune un documento che contiene dati personali?
Sì, puoi presentare una richiesta di accesso secondo le regole applicabili. Il Comune dovrà però verificare se la divulgazione dei dati personali è compatibile con la normativa e con la tutela della riservatezza.
Un ente privato può comunicare dati personali contenuti in documenti ufficiali?
Sì, se detiene quei documenti nell’esecuzione di un compito svolto nell’interesse pubblico. Anche in tal caso la comunicazione deve rispettare il diritto dell’Unione o dello Stato applicabile.
La presenza di dati personali impedisce sempre l’accesso a un documento?
No. La presenza di dati personali non comporta automaticamente il diniego, ma richiede un bilanciamento tra accesso pubblico e protezione dei dati, secondo le regole applicabili.
Posso ottenere l’elenco dei beneficiari di un contributo pubblico?
Dipende dalla disciplina applicabile all’ente e a quel tipo di contributo. L’interesse alla trasparenza deve essere conciliato con la protezione dei dati personali, valutando anche contenuto e finalità della richiesta.
L’autorità è libera di pubblicare online tutti i documenti ufficiali?
No. La pubblicazione o comunicazione deve avere fondamento nelle norme applicabili e rispettare il diritto alla protezione dei dati personali. L’accessibilità del documento non elimina automaticamente i limiti alla diffusione dei dati.
Capo IX — Disposizioni relative a specifiche situazioni di trattamento