Il reclamo contiene un'indicazione per quanto possibile dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate e delle misure richieste, nonché gli estremi identificativi del titolare o del responsabile del trattamento, ove conosciuto.
Il reclamo è sottoscritto dall'interessato o, su mandato di questo, da un ente del terzo settore soggetto alla disciplina del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, che sia attivo nel settore della tutela dei diritti e delle libertà degli interessati, con riguardo alla protezione dei dati personali.
Il reclamo reca in allegato la documentazione utile ai fini della sua valutazione e l'eventuale mandato, e indica un recapito per l'invio di comunicazioni anche tramite posta elettronica, telefax o telefono.
Il Garante predispone un modello per il reclamo, da pubblicare nel proprio sito istituzionale, di cui favorisce la disponibilità con strumenti elettronici.
Il Garante disciplina con proprio regolamento il procedimento relativo all'esame dei reclami, nonché modalità semplificate e termini abbreviati per la trattazione di reclami che abbiano ad oggetto la violazione degli articoli da 15 a 22 del Regolamento.
Spiegazione
Il reclamo al Garante deve descrivere in modo concreto i fatti, indicare quali regole si ritengono violate e spiegare quale intervento si chiede. Occorre identificare, se possibile, il titolare o il responsabile del trattamento, allegare i documenti utili e lasciare un recapito per le comunicazioni. Il reclamo deve essere firmato dall’interessato oppure da un ente del terzo settore autorizzato con mandato. Il Garante mette a disposizione un modello e stabilisce le regole del procedimento, prevedendo modalità più rapide per i reclami relativi agli articoli da 15 a 22 del Regolamento.
Perché esiste questa norma
La norma rende il reclamo verificabile e concretamente trattabile, evitando segnalazioni prive di elementi essenziali. Tutela il diritto dell’interessato a ottenere l’intervento dell’autorità e favorisce una gestione ordinata, anche più rapida nei casi riguardanti gli articoli da 15 a 22 del Regolamento.
Domande frequenti
Che cosa devo scrivere nel reclamo?
Devi descrivere i fatti e le circostanze rilevanti, indicare la violazione che ritieni commessa, specificare che cosa chiedi al Garante e fornire, se lo conosci, il titolare o il responsabile del trattamento.
Un’associazione può presentare il reclamo al posto mio?
Sì, ma soltanto se è un ente del terzo settore attivo nella tutela dei diritti e delle libertà in materia di dati personali e agisce sulla base di un tuo mandato, da allegare.
Posso reclamare se non conosco il titolare del trattamento?
Sì. L’identificazione va fornita ove conosciuta; puoi comunque presentare il reclamo descrivendo l’organizzazione, il servizio o il contesto nel quale è avvenuto il trattamento.
Quali documenti devo allegare?
Devi allegare la documentazione utile a valutare il caso, come comunicazioni, richieste già inviate, risposte ricevute o altri elementi pertinenti. Se agisce un ente, va allegato anche il mandato.
Esiste una procedura più rapida per alcuni reclami?
Sì. Il Garante disciplina modalità semplificate e termini abbreviati per i reclami riguardanti le violazioni degli articoli da 15 a 22 del Regolamento. Il modello ufficiale è pubblicato sul suo sito.