Art. 41 — Obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali

Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio.

Il soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento, ovvero siano stati definiti appositi accordi con i responsabili delle amministrazioni versanti.

Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.

Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.

Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite Commissioni di sorveglianza, delle quali fanno parte il soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato quali rappresentanti del Ministero, e rappresentanti del Ministero dell'interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata. La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con decreto adottato dal Ministro di concerto con il Ministro dell'interno, ai sensi dell'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero.

Le disposizioni del presente articolo non si applicano al Ministero degli affari esteri non si applicano altresì agli stati maggiori della difesa, dell'esercito, della marina e dell'aeronautica, nonché al Comando generale dell'Arma dei carabinieri, per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo , né all'Agenzia per la cybersicurezza nazionale, per quanto attiene alla documentazione connessa all'esercizio delle sue funzioni volte alla tutela della sicurezza nazionale e dell'interesse nazionale nello spazio cibernetico.

Testo vigente al 26 maggio 2026. Fonte: Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri, dati aperti con licenza CC BY 4.0, riprodotti gratuitamente. I testi della banca dati Normattiva non hanno carattere di ufficialità: l’unico testo ufficiale è quello pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Fonti e licenze →

Spiegazione

Gli uffici giudiziari e amministrativi statali trasferiscono agli Archivi di Stato i documenti di pratiche concluse da oltre trent’anni; le liste di leva e di estrazione si trasferiscono settant’anni dopo l’anno di nascita della classe interessata. Gli atti notarili riguardano i notai che hanno cessato l’attività prima degli ultimi cento anni. Documenti più recenti possono essere accolti in caso di rischio di perdita o danni, oppure in base ad accordi; prima del trasferimento occorre comunque effettuare lo scarto autorizzato e le spese sono a carico dell’amministrazione. Sono previste commissioni di sorveglianza, ma la norma esclude alcuni archivi, tra cui quelli del Ministero degli affari esteri e, per specifici documenti, quelli militari e dell’Agenzia per la cybersicurezza nazionale.

Perché esiste questa norma

La norma assicura che i documenti pubblici siano conservati e resi consultabili nel tempo, evitando che archivi inutili o duplicati siano trasferiti senza selezione. La sorveglianza e le eccezioni mirano a conciliare conservazione, corretta gestione e tutela delle informazioni sensibili o di sicurezza nazionale.

Domande frequenti

Dopo quanto tempo un’amministrazione statale deve trasferire i documenti agli Archivi di Stato?

In generale, quando riguardano pratiche concluse da oltre trent’anni. Le liste di leva e di estrazione seguono invece il termine di settant’anni dall’anno di nascita della classe interessata.

Un documento recente può essere trasferito prima dei termini ordinari?

Sì, se rischia di disperdersi o danneggiarsi, oppure se sono stati conclusi appositi accordi con i responsabili dell’amministrazione che lo trasferisce.

Si possono trasferire documenti senza aver prima eliminato quelli da scartare?

No. Le operazioni di scarto devono essere svolte prima del versamento e gli scarti devono essere autorizzati dal Ministero.

Chi paga le spese per il trasferimento degli archivi?

Le sostiene l’amministrazione che effettua il versamento.

Le regole valgono anche per i documenti del Ministero degli affari esteri o per quelli militari?

Il Ministero degli affari esteri è escluso. Sono esclusi anche determinati documenti di carattere militare e operativo e quelli dell’Agenzia per la cybersicurezza nazionale connessi alla tutela della sicurezza e dell’interesse nazionale nello spazio cibernetico.

Sezione II — Misure di conservazione