Gli uffici giudiziari tengono, nella materia penale, i registri obbligatori conformi ai modelli approvati con decreto del Ministro di grazia e giustizia. Possono altresì tenere i registri sussidiari, senza carattere ufficiale, che ritengono utili.
I registri non devono presentare alterazioni o abrasioni. Se occorre eseguire cancellature, le stesse sono fatte in modo da lasciar leggere le parole cancellate.
I registri sono tenuti in luogo non accessibile al pubblico e possono essere consultati solo dal personale autorizzato.
Spiegazione
Gli uffici giudiziari devono utilizzare registri penali conformi ai modelli ufficiali approvati dal Ministero. Possono affiancarvi registri interni, privi di valore ufficiale, se utili all’organizzazione del lavoro. Le annotazioni devono restare integre e, quando una correzione è necessaria, il testo originario deve rimanere leggibile. I registri devono essere conservati in luoghi non accessibili al pubblico e consultati soltanto dal personale autorizzato.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’affidabilità, la trasparenza controllata e la conservazione delle informazioni relative agli affari penali. Limita inoltre il rischio di manomissioni, accessi indebiti e alterazioni non verificabili dei dati giudiziari.
Domande frequenti
Un ufficio giudiziario può usare un registro creato autonomamente?
Sì, ma solo come registro sussidiario privo di carattere ufficiale e per esigenze organizzative. I registri obbligatori devono invece rispettare i modelli approvati dal Ministero.
Cosa succede se viene commesso un errore in una registrazione?
La correzione deve essere eseguita senza rendere illeggibile il testo originario. Non sono quindi ammesse cancellazioni o abrasioni che impediscano di ricostruire quanto era stato scritto.
Un cittadino può consultare direttamente questi registri?
No. La consultazione è riservata al personale autorizzato e i registri devono essere conservati in un luogo non accessibile al pubblico.
I registri possono essere tenuti in un’area aperta agli utenti dell’ufficio?
No. Devono essere collocati in un luogo non accessibile al pubblico, anche se l’accesso ai locali dell’ufficio è generalmente consentito per altri servizi.
Le regole valgono anche per annotazioni su registri interni non ufficiali?
Sì. Il divieto di alterazioni o abrasioni e le regole sulla custodia e consultazione riguardano i registri tenuti dagli uffici nella materia penale, compresi quelli sussidiari.