I fondi pensione di cui all'articolo 4, comma 1, nonché quelli già istituiti alla data di entrata in vigore della legge 23 ottobre 1992, n. 421, aventi soggettività giuridica, possono esternalizzare funzioni o altre attività, comprese le funzioni fondamentali. La responsabilità finale delle attività e delle funzioni esternalizzate rimane in capo all'organo di amministrazione del fondo pensione, inclusa quella relativa all'osservanza degli obblighi derivanti da disposizioni normative nazionali, nonché di quelli derivanti da disposizioni dell'Unione europea direttamente applicabili.
I fondi pensione di cui al comma 1, che esternalizzano funzioni fondamentali o altre attività garantiscono che le relative modalità siano tali da non determinare anche uno solo dei seguenti effetti:
a) arrecare un pregiudizio alla qualità del sistema di governo del fondo;
b) determinare un indebito incremento del rischio operativo;
c) compromettere la capacità della COVIP di verificare l'osservanza degli obblighi gravanti sul fondo;
d) compromettere la capacità del fondo di fornire un servizio continuo e soddisfacente agli aderenti e ai beneficiari.
Ai fini del comma 2 i fondi pensione adottano idonee procedure di selezione del fornitore di servizi, stipulano un accordo scritto con il fornitore di servizi che chiarisca i diritti e i doveri del fondo pensione e del fornitore di servizi e provvedono al monitoraggio delle attività fornite.
I fondi pensione di cui al comma 1, informano tempestivamente la COVIP dell'esternalizzazione e di qualunque importante sviluppo successivo. Se l'esternalizzazione riguarda le funzioni fondamentali o la gestione amministrativa o finanziaria del fondo pensione, la COVIP ne riceve informativa prima che l'esternalizzazione diventi operativa.
La COVIP può richiedere in qualunque momento ai fondi pensione di cui al comma 1, e ai fornitori di servizi informazioni relative alle funzioni o alle attività esternalizzate.
La COVIP può effettuare ispezioni nei locali del fornitore delle attività esternalizzate, qualora lo stesso non sia sottoposto a vigilanza prudenziale di altra autorità di vigilanza, dirette a verificare ogni elemento utile ai fini dell'esercizio dell'attività di vigilanza sulle funzioni e le attività esternalizzate.
Spiegazione
I fondi pensione con soggettività giuridica possono affidare all’esterno alcune attività, anche quelle fondamentali. Tuttavia, il consiglio di amministrazione conserva la responsabilità finale e deve assicurare che il fondo continui a rispettare la legge. Il fornitore deve essere scelto con procedure adeguate, incaricato con un accordo scritto e controllato nel tempo. L’esternalizzazione deve essere comunicata alla COVIP; per le funzioni fondamentali o per la gestione amministrativa o finanziaria, prima che diventi operativa.
Perché esiste questa norma
La norma tutela gli aderenti, i beneficiari e l’effettiva vigilanza pubblica, impedendo che l’affidamento a terzi riduca la qualità della gestione o la continuità dei servizi. Mantiene inoltre il fondo pienamente responsabile, anche quando le attività sono svolte da soggetti esterni.
Domande frequenti
Il fondo pensione può affidare a una società esterna la gestione amministrativa?
Sì, ma deve scegliere il fornitore con procedure idonee, stipulare un accordo scritto, controllarne l’attività e garantire che il servizio resti continuo e adeguato. La responsabilità finale rimane comunque al fondo.
Chi risponde se il fornitore esterno commette un errore?
La responsabilità finale verso gli obblighi del fondo resta all’organo di amministrazione, anche se l’attività è stata affidata a un soggetto esterno. Il fondo deve quindi selezionare e monitorare adeguatamente il fornitore.
Gli aderenti devono essere informati dell’esternalizzazione?
L’articolo impone al fondo di informare tempestivamente la COVIP e di comunicare gli sviluppi importanti. Non stabilisce invece, in questa disposizione, uno specifico obbligo di informazione individuale agli aderenti.
La COVIP può controllare direttamente il fornitore esterno?
Sì, può chiedere informazioni al fondo e al fornitore in qualsiasi momento. Può inoltre ispezionare i locali del fornitore quando questo non è già sottoposto alla vigilanza prudenziale di un’altra autorità.
Quando deve essere avvisata la COVIP?
L’esternalizzazione va comunicata tempestivamente. Se riguarda funzioni fondamentali oppure la gestione amministrativa o finanziaria, la COVIP deve ricevere l’informazione prima che l’affidamento diventi operativo.