I dati personali raccolti a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica non possono essere utilizzati per adottare atti o provvedimenti amministrativi sfavorevoli all'interessato, salvo che siano utilizzati anche per altre finalità nel rispetto dell'articolo 5 del regolamento.
I documenti contenenti dati personali, trattati a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica, possono essere utilizzati, tenendo conto della loro natura, solo se pertinenti e indispensabili per il perseguimento di tali scopi. I dati personali diffusi possono essere utilizzati solo per il perseguimento dei medesimi scopi.
I dati personali possono essere comunque diffusi quando sono relativi a circostanze o fatti resi noti direttamente dall'interessato o attraverso suoi comportamenti in pubblico.
Spiegazione
I dati raccolti per archiviazione nel pubblico interesse o ricerca storica non possono essere usati, da soli, per danneggiare una persona con decisioni amministrative sfavorevoli. I documenti possono essere utilizzati soltanto quando le informazioni sono pertinenti e indispensabili per l’archiviazione o la ricerca, considerando anche la natura del documento. La diffusione dei dati è ammessa solo per gli stessi scopi. È comunque possibile diffondere informazioni su fatti o circostanze resi pubblici direttamente dall’interessato o tramite suoi comportamenti in pubblico.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la persona dal rischio che informazioni conservate o studiate per finalità storiche e archivistiche vengano riutilizzate contro di lei. Al tempo stesso, consente la ricerca e la valorizzazione degli archivi, limitando l’uso dei dati a quanto realmente necessario e pertinente.
Domande frequenti
Un’amministrazione può usare un documento d’archivio per negarmi un’autorizzazione?
Non può farlo se il documento è stato raccolto esclusivamente per archiviazione o ricerca storica. Il divieto non opera quando i dati sono utilizzati anche per altre finalità legittime, nel rispetto delle regole applicabili.
Un ricercatore può consultare tutti i dati contenuti in un vecchio fascicolo?
No. Può utilizzare soltanto le informazioni pertinenti e indispensabili per lo scopo della ricerca, tenendo conto della natura del documento.
Un archivio può pubblicare online i dati personali presenti nei documenti?
La diffusione è consentita solo per finalità di archiviazione o ricerca storica e limitatamente a dati pertinenti e indispensabili. Non è ammessa una pubblicazione estranea a tali scopi.
Possono essere pubblicate informazioni che ho raccontato pubblicamente su me stesso?
Sì, quando riguardano circostanze o fatti resi noti direttamente da lei oppure attraverso suoi comportamenti tenuti in pubblico.
La regola vale anche per dati molto risalenti nel tempo?
Sì. La norma riguarda i dati trattati per archiviazione nel pubblico interesse o ricerca storica, senza distinguere in base alla loro anzianità.
CAPO II — TRATTAMENTO A FINI DI ARCHIVIAZIONE NEL PUBBLICO INTERESSE O DI RICERCA STORICA