Art. 114-bis — Requisiti organizzativi dell'impresa di assicurazione o riassicurazione, finalizzati al rispetto dei requisiti professionali e organizzativi di cui agli articoli 109, 109-bis, 110, 111, 112
Al fine di garantire il rispetto dei requisiti professionali e organizzativi di cui agli articoli 109, 109-bis, 110, 111, 112 in capo ai soggetti identificati in tali disposizioni, le imprese si dotano di politiche e procedure interne soggette ad approvazione, attuazione, nonché a riesame almeno annuale, individuando altresì una funzione che ne assicuri l'adeguata attuazione.
Le imprese definiscono, mantengono ed aggiornano procedure per l'adeguata conservazione della documentazione riguardante il rispetto degli articoli 109-bis, 110, 111, 112 e rendono disponibili all'IVASS, su richiesta, il nominativo del responsabile della funzione di cui al comma 1.
L'IVASS con regolamento può individuare disposizioni di dettaglio in merito ai presidi interni all'impresa richiesti per l'osservanza dei commi 1 e 2.
Note di aggiornamento (1)
(45) Il D.Lgs. 21 maggio 2018, n. 68 ha disposto (con l'art. 4, comma 7) che "Le disposizioni di cui agli articoli 1 e 2 del presente decreto legislativo trovano applicazione dal 1° ottobre 2018, conformemente a quanto previsto dalla direttiva (UE) 2018/411 del Parlamento europeo e del Consiglio, che modifica la direttiva (UE) 2016/97 per quanto riguarda la data di applicazione delle misure di recepimento degli Stati membri".
Spiegazione
Le imprese di assicurazione e riassicurazione devono organizzarsi internamente per verificare che le persone coinvolte nella distribuzione rispettino i requisiti professionali e organizzativi previsti. Devono adottare procedure approvate, applicarle e riesaminarle almeno una volta all’anno, assegnando a una funzione il compito di controllarne l’attuazione. Devono inoltre conservare in modo adeguato i documenti che dimostrano il rispetto delle regole e comunicare all’IVASS, se richiesto, il nome del responsabile. L’IVASS può stabilire ulteriori dettagli organizzativi con regolamento.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’affidabilità e la competenza di chi svolge attività di distribuzione assicurativa o riassicurativa. Impone controlli interni e tracciabilità documentale affinché il rispetto dei requisiti non resti solo formale e possa essere verificato dall’autorità di vigilanza.
Domande frequenti
Che cosa deve fare concretamente un’impresa di assicurazione?
Deve predisporre procedure interne per verificare i requisiti delle persone interessate, farle approvare e applicare, riesaminarle almeno annualmente e incaricare una funzione di controllarne l’attuazione.
L’impresa deve conservare documenti sui controlli effettuati?
Sì. Deve definire, mantenere aggiornate e applicare procedure per conservare adeguatamente la documentazione relativa al rispetto dei requisiti previsti.
Chi controlla che le procedure interne siano applicate?
L’impresa deve individuare una specifica funzione incaricata di assicurare l’adeguata attuazione delle politiche e delle procedure.
L’IVASS può sapere chi è il responsabile dei controlli?
Sì. L’impresa deve mettere a disposizione dell’IVASS il nominativo del responsabile della funzione incaricata, quando l’autorità lo richiede.
Le regole organizzative sono definitive o possono essere precisate?
Possono essere precisate. L’IVASS può adottare un regolamento con disposizioni di dettaglio sui presidi interni necessari per rispettare gli obblighi previsti.
Capo II — Disposizioni generali in materia di distribuzione