Art. 68 — (R) Disposizioni per la conservazione degli archivi
Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Spiegazione
L’amministrazione deve predisporre e aggiornare un piano che stabilisca come organizzare i propri archivi, quali documenti selezionare nel tempo e quali conservare in modo permanente. Il piano deve essere collegato al sistema usato per classificare i documenti e rispettare le regole di tutela dei beni culturali. Quando un documento viene prelevato dall’archivio, occorre registrare sia lo spostamento sia la richiesta. I documenti che contengono dati personali devono inoltre essere archiviati e custoditi proteggendo la riservatezza.
Perché esiste questa norma
La norma serve a mantenere gli archivi ordinati e a garantire che i documenti di valore non vadano perduti, nel rispetto delle regole di tutela del patrimonio culturale. La tracciabilità dei prelievi e la protezione dei dati personali riducono il rischio di smarrimenti, accessi impropri o divulgazioni.
Domande frequenti
Chi decide quali documenti dell’ente conservare?
Il servizio che gestisce i flussi documentali e gli archivi elabora e aggiorna un piano che definisce i criteri di organizzazione, selezione periodica e conservazione permanente.
L’amministrazione può eliminare documenti che non usa più?
La norma prevede una selezione periodica, ma anche la conservazione permanente dei documenti individuati secondo il piano e nel rispetto delle regole di tutela dei beni culturali. Non stabilisce qui scadenze specifiche.
Che cosa succede se un fascicolo viene tolto dall’archivio per una consultazione?
Devono essere registrati il movimento del documento e la richiesta con cui è stato prelevato, così da poter ricostruire dove si trova e perché è stato spostato.
Come devono essere custoditi i documenti che contengono dati personali?
Devono essere archiviati e custoditi nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Il piano di conservazione può ignorare le regole sui beni culturali?
No. I criteri del piano devono rispettare le disposizioni vigenti in materia di tutela dei beni culturali.