Art. 67 — (R)Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. (R)
Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito. (R)
Spiegazione
Almeno una volta all’anno, l’amministrazione deve spostare nell’archivio di deposito i fascicoli relativi a procedimenti ormai conclusi. Il trasferimento è curato dal responsabile della gestione dei documenti e degli archivi. I fascicoli devono mantenere l’organizzazione che avevano nell’archivio corrente, così da poterli ritrovare secondo la stessa struttura. Il responsabile deve inoltre conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la corretta conservazione e reperibilità dei documenti amministrativi anche dopo la conclusione dei procedimenti. Stabilire un trasferimento periodico, mantenere l’ordine originario e registrare ciò che viene spostato riduce il rischio di smarrimenti o disorganizzazione.
Domande frequenti
Ogni quanto devono essere trasferiti i fascicoli conclusi?
Il trasferimento deve avvenire almeno una volta all’anno; la norma non stabilisce una data precisa.
Un fascicolo relativo a una pratica ancora in corso va trasferito?
No. La disposizione riguarda fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi.
L’amministrazione può riordinare i fascicoli durante il trasferimento?
Deve rispettare l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
Chi è incaricato di trasferire i documenti?
Il compito spetta al responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Deve essere tenuta traccia dei fascicoli trasferiti?
Sì. Il responsabile deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.