Il cancelliere deve formare un fascicolo per ogni affare del proprio ufficio, anche quando la formazione di esso non è prevista espressamente dalla legge.
Ogni fascicolo riceve la numerazione del ruolo generale sotto la quale è iscritto l'affare.
Ogni fascicolo contiene l'indicazione dell'ufficio, della sezione alla quale appartiene il giudice incaricato dell'affare e del giudice stesso, delle parti, dei rispettivi difensori muniti di procura e dell'oggetto e l'indice degli atti inseriti nel fascicolo con l'indicazione della natura e della data di ciascuno di essi. Gli atti sono inseriti nel fascicolo in ordine cronologico.
La tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo, fermi restando gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dalla disciplina processuale vigente.
Il terzo pignorato può accedere al fascicolo senza necessità di autorizzazione del giudice.
Note di aggiornamento (2)
(54) Il D.Lgs. 10 ottobre 2022, n. 149 ha disposto (con l'art. 35, comma 1) che "Le disposizioni del presente decreto, salvo che non sia diversamente disposto, hanno effetto a decorrere dal 30 giugno 2023 e si applicano ai procedimenti instaurati successivamente a tale data. Ai procedimenti pendenti alla data del 30 giugno 2023 si applicano le disposizioni anteriormente vigenti".
(55) Il D.Lgs. 10 ottobre 2022, n. 149, come modificato dalla L. 29 dicembre 2022, n. 197, ha disposto (con l'art. 35, comma 1) che "Le disposizioni del presente decreto, salvo che non sia diversamente disposto, hanno effetto a decorrere dal 28 febbraio 2023 e si applicano ai procedimenti instaurati successivamente a tale data. Ai procedimenti pendenti alla data del 28 febbraio 2023 si applicano le disposizioni anteriormente vigenti".
Spiegazione
Per ogni pratica, la cancelleria deve aprire un fascicolo, anche se una legge non lo richiede espressamente. Il fascicolo è identificato con il numero assegnato alla pratica e riporta i dati dell’ufficio, del giudice, delle parti e dei loro difensori, oltre all’oggetto e all’elenco degli atti, inseriti in ordine cronologico. Il fascicolo informatico vale come quello cartaceo, ma restano da conservare su carta gli originali unici quando previsto. Il terzo pignorato può consultare il fascicolo senza chiedere l’autorizzazione del giudice.
Perché esiste questa norma
La norma assicura che ogni pratica sia organizzata e identificabile e che gli atti possano essere rintracciati in modo ordinato. Riconosce inoltre l’equivalenza del fascicolo informatico, salvaguardando la conservazione degli originali cartacei e facilitando l’accesso del terzo pignorato.
Domande frequenti
La cancelleria deve aprire un fascicolo anche se nessuna disposizione lo prevede espressamente?
Sì. Deve formare un fascicolo per ogni affare del proprio ufficio, anche in assenza di una previsione specifica.
Come faccio a capire a quale pratica appartiene un fascicolo?
Il fascicolo riceve il numero di ruolo generale con cui è iscritta la pratica e indica ufficio, giudice, parti, difensori e oggetto.
Gli atti devono essere inseriti in un ordine particolare?
Sì. Vanno inseriti in ordine cronologico e nell’indice devono essere indicati la natura e la data di ciascun atto.
Un fascicolo digitale ha lo stesso valore organizzativo di quello cartaceo?
Sì, la sua tenuta e conservazione equivalgono a quelle del fascicolo cartaceo. Ciò non elimina gli obblighi di conservare su carta gli originali unici quando previsti.
Sono il terzo pignorato: devo ottenere il permesso del giudice per consultare il fascicolo?
No. Il terzo pignorato può accedere al fascicolo senza autorizzazione del giudice.
CAPO III. — Dei registri di cancelleria e degli atti del cancelliere.