Quando è richiesta la forma scritta, gli atti del procedimento penale sono redatti e conservati in forma di documento informatico, tale da assicurarne l'autenticità, l'integrità, la leggibilità, la reperibilità, l'interoperabilità e, ove previsto dalla legge, la segretezza.
Gli atti redatti in forma di documento informatico rispettano la normativa, anche regolamentare, concernente la redazione, la sottoscrizione, la conservazione, l'accesso, la trasmissione e la ricezione degli atti e dei documenti informatici.
La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli atti che, per loro natura o per specifiche esigenze processuali, non possono essere redatti in forma di documento informatico.
Gli atti redatti in forma di documento analogico sono convertiti senza ritardo in copia informatica ad opera dell'ufficio che li ha formati o ricevuti, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la redazione, la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione degli atti e dei documenti informatici.
Spiegazione
Nel procedimento penale, gli atti per cui è richiesta la forma scritta sono normalmente creati e conservati come documenti informatici, in modo che siano autentici, integri e facilmente consultabili. Devono rispettare le regole tecniche previste per la loro redazione, firma, conservazione e trasmissione. Alcuni atti possono restare su carta quando la loro natura o particolari esigenze del processo lo richiedono. In tal caso, l’ufficio che li forma o li riceve deve convertirli senza ritardo in una copia informatica.
Perché esiste questa norma
La norma favorisce una gestione degli atti più accessibile, sicura e rintracciabile, riducendo la dipendenza dai documenti cartacei. Al tempo stesso, tutela la riservatezza e consente eccezioni quando il formato informatico non è adatto o il processo richiede modalità diverse.
Domande frequenti
Un atto del procedimento penale può essere ancora redatto su carta?
Sì, se per la sua natura o per specifiche esigenze processuali non può essere redatto in formato informatico.
Se ricevo un atto cartaceo, l’ufficio deve conservarlo solo su carta?
No. L’ufficio che lo riceve deve convertirlo senza ritardo in una copia informatica, rispettando le regole applicabili.
È sufficiente che un atto sia salvato come file?
Non necessariamente: il documento deve garantire caratteristiche come autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità, e rispettare le regole sulla redazione e sulla conservazione.
Gli atti informatici devono essere firmati in un modo particolare?
La firma deve rispettare la normativa applicabile, anche regolamentare. L’articolo non stabilisce da solo una specifica modalità di sottoscrizione.
Un documento digitale del procedimento può essere accessibile a chiunque?
No. Deve essere assicurata la segretezza quando prevista dalla legge, oltre al rispetto delle regole sull’accesso e sulla trasmissione.