L'impresa che esternalizza funzioni o attività relative all'attività assicurativa o riassicurativa conserva la piena responsabilità dell'osservanza degli obblighi ad essa imposti da norme legislative, regolamentari e dalle disposizioni dell'Unione europea direttamente applicabili.
L'impresa che esternalizza funzioni o attività essenziali o importanti garantisce che le relative modalità siano tali da non determinare anche uno solo dei seguenti effetti:
a) arrecare un grave pregiudizio alla qualità del sistema di governo societario dell'impresa;
b) determinare un indebito incremento del rischio operativo;
c) compromettere la capacità dell'IVASS di verificare l'osservanza degli obblighi gravanti sull'impresa;
d) compromettere la capacità dell'impresa di fornire un servizio continuo e soddisfacente ai contraenti, agli assicurati e agli aventi diritto ad una prestazione assicurativa.
L'impresa informa tempestivamente l'IVASS prima dell'esternalizzazione di funzioni o attività essenziali o importanti nonché di significativi sviluppi successivi in relazione all'esternalizzazione di tali funzioni o compiti.
L'IVASS con regolamento stabilisce i termini e le condizioni per l'esternalizzazione delle funzioni o delle attività, di cui ai commi 2 e 3.
L'impresa che esternalizza una funzione o un'attività di assicurazione o di riassicurazione adotta le misure necessarie ad assicurare che siano soddisfatte le seguenti condizioni:
a) il fornitore del servizio cooperi con l'IVASS in relazione alla funzione o all'attività esternalizzata;
b) l'impresa, i revisori e l'IVASS abbiano accesso effettivo ai dati relativi alle funzioni o attività esternalizzate;
c) l'IVASS abbia un accesso effettivo ai locali commerciali del fornitore del servizio e sia in grado di esercitare tali diritti di accesso.
Spiegazione
Un’impresa assicurativa può affidare a soggetti esterni alcune funzioni o attività, ma resta comunque pienamente responsabile del rispetto delle regole. Se l’esternalizzazione riguarda attività essenziali o importanti, non deve peggiorare la gestione dell’impresa, aumentare indebitamente i rischi, ostacolare i controlli dell’IVASS o danneggiare la continuità del servizio. L’impresa deve informare tempestivamente l’IVASS prima di procedere e comunicare gli sviluppi rilevanti successivi. Deve inoltre garantire collaborazione, accesso ai dati e accesso ai locali del fornitore da parte dell’impresa, dei revisori e dell’IVASS.
Perché esiste questa norma
La norma tutela gli assicurati, i contraenti e i beneficiari, assicurando che l’affidamento a terzi non riduca la qualità, la continuità o l’affidabilità dell’attività assicurativa. Preserva inoltre l’effettività dei controlli dell’IVASS e impedisce che l’esternalizzazione diventi uno strumento per eludere le responsabilità dell’impresa.
Domande frequenti
Se l’impresa affida un servizio a una società esterna, non è più responsabile degli errori di quella società?
No. L’impresa conserva la piena responsabilità del rispetto degli obblighi applicabili, anche quando l’attività è svolta materialmente da un fornitore esterno.
L’impresa può esternalizzare una funzione importante senza informare l’IVASS?
No. Deve informare tempestivamente l’IVASS prima dell’esternalizzazione e anche in caso di sviluppi successivi significativi riguardanti la funzione o l’attività affidata.
Cosa accade se il fornitore esterno non garantisce la continuità del servizio agli assicurati?
L’esternalizzazione non è conforme alla norma se compromette la capacità dell’impresa di fornire un servizio continuo e soddisfacente ai contraenti, agli assicurati o agli aventi diritto.
L’IVASS può controllare direttamente i locali e i dati del fornitore esterno?
Sì. L’impresa deve adottare misure che assicurino all’IVASS accesso effettivo ai dati e ai locali commerciali del fornitore, oltre alla sua cooperazione.
L’esternalizzazione può aumentare i rischi operativi dell’impresa?
Non deve determinare un indebito incremento del rischio operativo né arrecare un grave pregiudizio alla qualità del sistema di governo societario dell’impresa.